SURABAYA, KANALINDONESIA.COM : Mengelola ribuan kontrak kerja pegawai yang tersebar di seluruh pelosok Indonesia bukan lagi menjadi momok bagi PT Pelindo Daya Sejahtera (PDS). Dengan jumlah tenaga kerja mencapai lebih dari 18 ribu orang, PDS berhasil menanggalkan cara-cara manual yang rentan terhadap penumpukan dokumen, risiko kesalahan administrasi, serta proses yang lamban. Kini, seluruh alur kerja mulai dari persetujuan hingga pengarsipan telah beralih ke sistem digital yang jauh lebih presisi, tertib, dan akuntabel.
Keberhasilan PDS dalam mengimplementasikan sistem E-Contract sejak tahun 2020 ini pun mencuri perhatian PT Untung Bersama Sejahtera (UBS Gold). Sebagai perusahaan yang juga mengelola operasional dalam skala masif, produsen perhiasan ternama tersebut melihat transformasi digital yang dilakukan PDS sebagai tolok ukur yang tepat.
Melalui kegiatan benchmarking yang dilakukan di kantor pusat PDS Surabaya, Jumat (10/07), UBS Gold menggali rahasia di balik efektivitas sistem tersebut sebagai referensi utama dalam memodernisasi tata kelola administrasi di lingkungan internal mereka.
Assistant Manager Human Capital UBS Gold, Eviana Sukmawati, bersama tim melakukan benchmarking ke Kantor Pusat PDS dan disambut oleh Superintendent Hukum PDS, Achmad Sidik Jamaludin, bersama jajaran PDS dari fungsi pemasaran, teknologi informasi, dan sumber daya manusia.
Dalam diskusi tersebut, PDS membagikan pengalaman selama mengembangkan dan mengimplementasikan E-Contract, mulai dari proses awal penerapan, tantangan yang dihadapi, hingga berbagai penyempurnaan yang dilakukan agar sistem mampu mendukung pengelolaan kontrak kerja dalam skala besar. Sesi tanya jawab juga dimanfaatkan kedua perusahaan untuk saling bertukar pandangan mengenai pengembangan sistem digital di lingkungan masing-masing.
UBS Gold memilih PDS sebagai tujuan benchmarking setelah memperoleh rekomendasi dari salah satu rekanan yang mengetahui bahwa PDS telah lebih dahulu menerapkan sistem E-Contract untuk mengelola administrasi kontrak kerja dalam skala besar. Pengalaman tersebut dinilai relevan sebagai referensi dalam pengembangan sistem serupa di lingkungan UBS.
Digitalisasi pengelolaan kontrak menghadirkan perubahan yang signifikan dibandingkan proses konvensional. Alur review dan approval berlangsung lebih cepat karena dilakukan secara otomatis dan terdokumentasi dalam satu sistem. Dokumen kontrak juga dapat ditandatangani secara digital dengan kekuatan hukum sesuai Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Sistem tersebut juga memungkinkan pemantauan masa berlaku kontrak secara real-time melalui notifikasi otomatis. Seluruh dokumen tersimpan dalam arsip digital terpusat yang dilengkapi sistem keamanan dan enkripsi sehingga memudahkan pencarian dokumen sekaligus memperkuat perlindungan data pribadi pegawai. Di sisi lain, sistem ini turut mendukung proses audit serta memperkuat tata kelola administrasi perusahaan.
Superintendent Hukum PT Pelindo Daya Sejahtera, Achmad Sidik Jamaludin, menyampaikan apresiasi atas kepercayaan UBS Gold yang memilih PDS sebagai tujuan benchmarking. “Kami sangat mengapresiasi UBS Gold yang telah memilih PDS sebagai tujuan benchmarking. Semoga apa yang kami bagikan hari ini dapat menjadi salah satu referensi dalam pengembangan sistem di UBS. Di sisi lain, kami juga memperoleh banyak masukan dari diskusi yang berlangsung. Inilah nilai dari benchmarking, bukan hanya berbagi pengalaman, tetapi juga saling belajar untuk terus berkembang,” ujar Achmad.
Menurut Achmad, setiap perusahaan memiliki tantangan dan kebutuhan yang berbeda dalam mengelola proses bisnisnya. Karena itu, kegiatan benchmarking menjadi ruang yang penting untuk saling bertukar pengalaman, memperkaya perspektif, sekaligus mendorong lahirnya inovasi yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan.
